Bedrijfsvoering gaat over processen, de mensen die de processen uitvoeren en de systemen die ze gebruiken om dat te doen.
Inleiding
Een goede bedrijfsvoering draagt bij aan het behalen van onze doelen. In deze paragraaf leest u op welke vlakken we daar in 2025 verdere stappen in zetten. Een goede bedrijfsvoering leidt ook tot betere informatiestromen en efficiëntere processen. Daarmee tevens tot meer wendbaarheid en het vermogen sneller te anticiperen. Vanuit onze visie LEV (Lerend, Eensgezind en Veerkrachtig) werken we daaraan.
Organisatie
Wij hebben de ambitie om als zelfstandige gemeente te werken aan onze lokale en regionale maatschappelijke opgaven. Dat doen we voor onze inwoners, ondernemers en bezoekers. De ambtelijke organisatie moet daartoe voldoende toegerust zijn. Daarom hebben wij de afgelopen jaren geïnvesteerd in onze organisatie. Ook in 2025 blijven we dat doen om het evenwicht te behouden tussen taken, capaciteit, kwaliteit en continuïteit.
Vanuit onze organisatievisie zetten wij ook in 2025 in op de volgende thema’s:
• Dienstverlening: uitvoeringsprogramma verbeteren dienstverlening.
• Participatie: uitvoeren participatienota, evaluatie en bijstelling.
• Integraal samenwerken: versterken interne samenwerking en afstemming.
• Duurzame inzetbaarheid van medewerkers: strategisch personeelsbeleid.
• Datagedreven werken: sturen en monitoren met data.
Omvang organisatie
Ambtelijke organisatie 275,74 fte
Griffie 2,30 fte
Programma’s en projecten
De keuze voor het vormen van de afdeling Programma’s en Projecten (P&P) volgt uit het doel om op dit gebied beter te presteren. Wij investeren daarom ook in 2025 in deze afdeling. Dat doen we uit budgetten die door de gemeenteraad zijn of worden toegekend voor projecten en investeringen. De verwachting voor de komende jaren is dat het aanbod van projecten aanhoudt. Daarom breiden wij ook nu de capaciteit van projectleiders en programmamanagers uit. De afdeling P&P is tegelijk een belangrijk middel om de organisatie door te ontwikkelen.
Minder inhuur van externen
Als organisatie huren we regelmatig extern personeel in. Dat gaat om ziektevervanging, specifieke deskundigheid, projectleiding, moeilijk vervulbare vacatures en piekbelasting. Externe inhuur is niet alleen duur, maar de opgebouwde kennis en ervaring verdwijnt ook relatief snel uit de organisatie. Bovendien gaat het vaak om uitdagende werkzaamheden die juist interessant zijn voor de ontwikkeling van eigen medewerkers, of die sollicitanten uit de krappe arbeidsmarkt kunnen verleiden. In 2025 zetten we in op een verdere beweging van minder inhuur naar meer eigen personeel.
Werkplekconcept
De afgelopen jaren is onze organisatie gegroeid. Dat is ook het beeld voor de komende periode. Ons huidige werkplekconcept is niet toekomstbestendig. Daarom moeten we dit aanpassen. Naast het fysiek passend houden van onze huisvesting nemen we de vraag mee hoe we onze huisvesting en ons werkplekconcept kunnen inzetten om integrale samenwerking te bevorderen. In 2025 maken we een plan en starten binnen de beschikbare mogelijkheden met de uitvoering hiervan.
Meer aandacht voor subsidies en fondsen
Op verschillende vlakken zijn voor gemeenten en organisaties middelen beschikbaar in de vorm van fondsen en subsidies. Het daadwerkelijk beschikbaar krijgen van deze middelen vraagt om tijd, expertise en professionele ondersteuning. In deze begroting stellen wij daarom voor om een subsidieverwerver aan te stellen, die ook de verbinding legt met fondsen. Gedurende 2025 en 2026 stellen we voor om de loonkosten incidenteel in de begroting op te nemen. Ervaringen bij andere gemeenten leren dat deze functionaris ‘zichzelf terug verdient’; daarom zoeken we de structurele bekostiging vanaf het derde jaar in die hoek.
Juridische kwaliteit besluiten
In 2024 startten we met het verbeteren van de juridische kwaliteit van onze besluiten. Hierbij hebben we specifiek aandacht voor de motivering van besluiten en de tijdige besluitvorming. Gezien de bescheiden omvang van onze gemeente is het onmogelijk om juridische expertise op elk vlak in huis te hebben. Naast de bestaande formatie is budget nodig om in voorkomende situaties flexibel en slagvaardig op te treden. Zo borgen we de kwaliteit en continuïteit van onze juridische dienstverlening.
Wet open overheid
De Wet open overheid (Woo) trad in 2022 in werking. De Woo bestaat uit de verplichting tot het passief openbaar maken van informatie (openbaarmaking naar aanleiding van een Woo-verzoek) en een (gefaseerde) verplichting tot actieve openbaarmaking van informatie aan de hand van 17 informatiecategorieën. We investeerden in 2023 en 2024 in de implementatie van de Woo. Hierdoor hebben we op dit moment een efficiënt proces en voldoen we aan de in de wet gestelde eisen. Ook in 2025 werken we aan een continue verbetering van het proces, de kennis en bewustwording binnen de organisatie en het tijdig beschikbaar stellen van de informatie.
Bedrijfszeker en beveiligd beheer van onze ICT-voorzieningen
Informatiebeveiliging is cruciaal voor de bescherming van bedrijfsgegevens en vertrouwelijke informatie binnen de organisatie. Het borgen van een veilige digitale omgeving vereist voortdurende waakzaamheid en aanpassing aan steeds veranderende en toenemende (cyber)bedreigingen. Alleen door permanent aandacht te besteden aan informatiebeveiliging beschermen we de organisatie zo goed mogelijk tegen deze bedreigingen. Dat doen we onder meer via trainingen aan medewerkers, zodat ze zich bewust zijn van deze bedreigingen. We gebruiken als organisatie veel verschillende informatiesystemen, die allerlei processen ondersteunen. Om de bedrijfszekerheid en continuïteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering te kunnen garanderen investeren we in een tijdige doorontwikkeling én uitwijkmogelijkheden voor die systemen. Voor onze Cloud diensten en andere extern gehoste dienstverlening borgen we de continuïteit in contractuele afspraken met de leveranciers.
Datagedreven werken
Onze visie op datagedreven werken luidt als volgt: ‘De gemeente Veere benut data organisatiebreed om zo betrouwbaar inzicht te krijgen en geven in haar functioneren, efficiënter en effectiever te werken en grip te houden op de ontwikkelingen’. Vanuit deze visie startten we in 2024 het programma ‘Datagedreven werken’. Het doel is dat datagedreven werken organisatiebreed de standaard is. Dit ondersteunt onze inwoners en de organisatie in het sneller en efficiënter nemen van beslissingen en verlenen van diensten, gebaseerd op feitelijke data. Voor de realisatie van onze visie ramen we de jaarlijkse kosten op € 50.000.
Documentmanagement en archiefsysteem
Er is een duidelijke trend dat informatiesystemen alleen nog als een service (Cloud-systeem) worden afgenomen van leveranciers en niet meer lokaal worden ondersteund. Dit is ook het geval bij ons documentmanagement- (DMS) en archiefsysteem. In 2025 realiseren we de overgang naar de Cloud variant. De migratie van het DMS- en archiefsysteem naar de Cloud is dusdanig groot en complex dat dit een projectmatige aanpak vereist. De kosten ramen we op € 125.000. Met deze overgang nemen de structurele kosten toe met € 51.000. Daarnaast dient het fysieke archief afgesloten te worden. Daarbij hoort het overdragen aan de archiefbewaarplaats (het Zeeuws Archief). De eenmalige kosten hiervan ramen we op € 60.000.