Paragraaf bedrijfsvoering

We borgen de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening mede door de processen en ondersteuning vanuit onze bedrijfsvoering. We blijven ontwikkelen richting een stevige en toekomstbestendige ambtelijke organisatie. Onze organisatie zorgt ervoor dat we onze doelen kunnen bereiken.

Inleiding
Lerend, Eensgezind en Veerkrachtig zijn de kernbegrippen die centraal staan in het organiseren en verbeteren van onze bedrijfsvoering. Maatschappelijk zijn er veel ontwikkelingen die hun weerslag hebben op het functioneren van onze organisatie. Brede participatie, een krappe arbeidsmarkt, de toenemende digitalisatie en het zijn van een transparante overheid zijn een paar thema's die grote invloed hebben op hoe we onze bedrijfsvoering vormgeven. Het verbeteren van de bedrijfsvoering is daarbij een belangrijk thema. We zijn de uitdagingen in 2024 met LEV aangegaan.

Personeel ambtelijke organisatie en arbeidsmarktbeleid
Nadat de formatie op hooflijnen in 2023 op sterkte is gebracht bouwden we in 2024 verder aan de organisatie. Het traject rond verbetering van de span of control van het
managementteam is afgerond. Waar nodig zijn teamleiders aangesteld.

Om onze manier van projectmatig werken te professionaliseren zijn diverse projecten begeleid door de relatief nieuwe afdeling Programma's en Projecten. Er is een succesvolle pilot doorlopen om een interne training projectmatig werken te ontwikkelen. De ontworpen training sluit aan op onze praktische behoefte en wordt in 2025 doorlopen door meer medewerkers. De kwaliteit en integraliteit van vaak complexe inhoudelijke processen verbetert hiermee.

Het vinden en vasthouden van de juiste mensen blijft een uitdaging. Wij blijven daarom investeren in een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden en hebben in 2024 veel aandacht gehad voor de vitaliteit van onze medewerkers. Er is een start gemaakt met het organiseren van activiteiten rond de verschillende pijlers van vitaliteit: fysiek, mentaal, sociaal, financieel en professioneel. Hierbij hanteerden we een mix van informeren, stimuleren en faciliteren.

Strategische agenda
Vanuit de Europese, landelijke en provinciale overheid zijn er grote vraagstukken die, als het op de uitwerking en uitvoering aankomt, veelal bij de gemeenten op het bordje worden gelegd. Dit in toenemende mate gedecentraliseerde beleid heeft voor Veere tot gevolg dat er op veel terreinen (op)nieuw eigen beleid is en moet worden vastgesteld. Maar vooral ook haalbare uitvoeringsprogramma's met prioriteiten en keuzes, want we kunnen niet alles, en zeker niet alles tegelijk. Met het oog op een zich, ook financieel, terugtrekkende landelijke overheid is het maken van strategische keuzes in onze ogen daarom niet te voorkomen.

Het instrument dat we hiervoor in 2024 gemaakt hebben, is de strategische agenda die in de tijd verder vooruitblikt dan de begrotingscyclus. Dit helpt bij het sturen van de organisatie door het college in de gewenste richting. In de 2e burap rapporteerden wij middels de thema's van deze agenda.

Wet open overheid
De Woo heeft de Wob vervangen. In november 2024 trad de eerste tranche voor de actieve openbaarmaking van specifieke informatiecategorieën in werking. Wij voldoen
volledig aan de gestelde eisen van de Woo voor deze eerste tranche. Voor het feitelijk openbaar maken en publiceren breidden we in 2024 de capaciteit uit met 28 uur per week op basis van onze inschatting. De kosten hiervan dekten we uit de door het Rijk beschikbaar gestelde middelen. We concluderen dat deze capaciteit nodig blijft vanaf
2025.

We verbeterden in 2024 het proces rond de Woo van passieve en actieve openbaarmaking en hebben goede grip op het Woo proces. We werken actief aan de voorbereidingen en realisatie van de aankomende verplichte tranches van de Woo. Hiervoor is een multidisciplinaire werkgroep verantwoordelijk.

Centrale inkoop en ondersteuning organisatie
Om een professionele inkoop binnen Veere te borgen en het in control zijn over de uitgaven en de rechtmatigheidsverklaring besteedden we in 2024 extra aandacht aan de gecoördineerde inkoopfunctie. Belangrijk is de centrale inkoopondersteuning van de diverse vakafdelingen in verband met de toenemende rechtmatigheidseisen. Een groot deel van de werkzaamheden bestaat uit het uitvoeren van aanbestedingen, maar ook het inkoopproces valt onder de verantwoording van inkoop. Begin 2024 is het handboek inkoop en aanbesteden vastgesteld. Daarbij zijn diverse formats opgesteld om uniform inkopen binnen Veere te bevorderen. Denk aan leidraden en gunnings- en afwijzingsbrieven. Ook zijn we gaan werken met een inkoopstartformulier. Deze maatregel zorgt voor meer grip op het inkoopproces.

In 2024 hebben we zoals begroot voor inkoopadvies gebruik gemaakt van inhuur vanwege de grote vraag op dat gebied. Er kan inmiddels gesteld worden dat deze vraag
onverminderd groot blijft en daarvoor een structurele oplossing nodig is. Hiertoe wordt een voorstel gedaan in het financieel perspectief 2026-2029.

Goed en bedrijfszeker beheer ICT huishouding
We zorgen voor een goed en bedrijfszeker beheer en de tijdige doorontwikkeling van onze ICT huishouding. We hebben in 2024 veel energie gestoken in het afstemmen van de calamiteitenplannen en we hebben de uitwijkvoorziening ingericht. Door de onvoorziene problemen met de stroomvoorziening van het gemeentehuis hebben we in 2024 meerdere keren de continuïteitplannen in de praktijk kunnen toetsen met goed resultaat. Op basis van de bevindingen hieruit voerden we aanpassingen aan plannen en inrichting door. Het fysiek testen van de uitwijkconfiguratie schuift door naar 2025. De systemen en ICT-voorzieningen zijn volgens planning vervangen binnen de beschikbare budgetten.

Onze informatiesystemen en informatie zijn veilig
We zorgen dat onze informatiesystemen veilig zijn en dat we aan de regelgeving op dit punt voldoen. Hiervoor voerden we in 2024 meerdere acties uit met goed resultaat en namen maatregelen op basis van de bevindingen die hieruit voortkwamen. De genomen acties in 2024 waren:

- We voerden de in het jaarplan informatiebeveiliging benoemde acties uit.
- We voerden de wettelijk verplichte audits rond informatiebeveiliging uit en behaalden daarmee een goed resultaat. Aanbevelingen volgen we op om continue te werken aan verbetering.
- We organiseerden "legal hacks" op onze informatiehuishouding om van te leren en schonken extra aandacht aan veiligheidsbewustwording van de gebruikers en organiseerden in dat kader regelmatig bewustwordingsacties.

Informatiebeveiliging gemeenteraad
In 2024 hebben we ondersteund bij het inrichten van een e-mailomgeving voor de gemeenteraad waarmee de vertrouwelijkheid en integriteit van het mailverkeer is geborgd voor de informatiebeveiliging van de werkprocessen. Hierbij ligt het beheer extern om de raadsinformatie en ambtelijke informatie te scheiden.
De e-mailomgeving is in 2024 in gebruik genomen.

Duurzame opslag en ontsluiting van onze digitale informatie
We vervolgden in 2024 de genomen maatregelen op de aanbevelingen van de toezichthouder het Zeeuws Archief met betrekking tot de duurzame opslag en ontsluiting
van onze digitale informatie, te weten:
- De steeds verder gaande digitalisering in al onze processen en de toenemende verwevenheid van die processen stellen voortdurend hogere eisen aan de digitale opslag en integrale ontsluiting van de digitale informatie. Ook de wetgeving stelt eisen op dit vlak. Het Zeeuws Archief wijst ons in haar rol als toezichthouder hier steeds nadrukkelijker op. Voor de benodigde versterking van de cluster documentaire informatievoorziening is hiervoor in de begroting 2023 al structureel budget opgenomen.

De benodigde versterking voor het cluster documentaire informatie voorziening is in 2024 gerealiseerd. We stemden in grote mate de interne processen op elkaar af waarmee we de duurzame digitale opslag borgden. Deze afstemming continueren we in 2025 en is een doorlopend proces. We zijn gestart om organisatie breed de data en documenten, die nog niet in ons archief systeem staan over te brengen zodat dit duurzaam digitaal wordt gearchiveerd. Door de omvang van dit project krijgt dit een
vervolg in 2025 en 2026.

In de jaarrekening heeft het college verklaart dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens.

Op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad nemen we in deze paragraaf aanvullende informatie op over de
financiële rechtmatigheid. We beschrijven hierin ook welke actie we ondernemen om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

We hebben op basis van onze bevindingen een overzicht opgesteld waarbij inzichtelijk wordt gemaakt wat het totaal aan fouten is, welke acceptabel zijn en hoe deze zich
verhouden tot onze verantwoordingsgrens.

Uit bovenstaand overzicht blijkt dat de totaal geconstateerde (bruto) fouten (A t/m D) binnen de verantwoordingsgrens blijven (87% van de verantwoordingsgrens). 

Uit bovenstaand model blijkt dat, na toepassing van de voorschriften uit artikel 12, lid 3 en 4 van de financiële verordening, er een saldo (netto) resteert van € 1.459.000. Deze dient toegelicht te worden in de paragraaf bedrijfsvoering. In dit geval bestaan de fouten uit: 

• de resterende afwijkingen op programmaniveau (€ 521.000);
• de resterende afwijkingen op investeringsbudgetten (€ 187.000);
• 2 crediteuren in relatie tot de Europese aanbestedingen (€ 715.000);
• 1 ongeautoriseerde reservemutatie (€ 36.000).  

Afwijkingen op programmaniveau
Op basis van de financiële verordening is gekeken naar de overschrijdingen op lastenbudgetten. Dit is bekeken op het autorisatieniveau van de raad, het programmaniveau.

Op de programma's bestuur en ondersteuning, veiligheid en overhead was sprake van een lastenoverschrijding van in totaal € 1.308.000. In de financiële verordening zijn
enkele spelregels opgenomen waardoor ook lastenoverschrijdingen als acceptabel aangemerkt kunnen worden. Dit betreft onder andere overschrijdingen voortkomend uit open einderegelingen en overschrijdingen waar baten (o.a. rijksmiddelen) tegenover staan. In het programma bestuur en ondersteuning zijn zowel overschrijdingen
geconstateerd door een open einderegeling (dotatie pensioenvoorziening wethouders) als een overschrijding waar rijksmiddelen tegenover staan (doorbetaling rijksleges
reisdocumenten). Daarnaast is in de programma's bestuur en ondersteuning sprake van een overschrijding door een herschikking van loonkosten. Doordat dit een herschikking betreft merken we deze eveneens als acceptabel aan. Na toepassing van deze spelregels komt de fout in totaal uit op € 521.000.

Afwijkingen investeringsbudgetten
Daarnaast is op basis van de financiële verordening gekeken naar de overschrijdingen op lasten van investeringskredieten. Deze controle is uitgevoerd op kredietniveau. In
totaliteit was er sprake van overschrijdingen van in totaal € 1.062.000. Deze zijn vervolgens afzonderlijk beoordeeld op de artikelen uit de financiële verordening.

In de verordening is o.a. opgenomen dat bij overschrijdingen <10%, met een maximum van € 50.000,00 de raad niet vooraf geïnformeerd hoeft te worden. Dit betreft in
totaliteit een bedrag van € 147.000 aan overschrijdingen. Hiervan heeft € 101.000 betrekking op mutaties van de uitgezette SVN leningen welke voortkomen uit het
vastgestelde beleid.

De overige overschrijdingen, in totaal € 929.000, zijn ook verder geanalyseerd. Verder heeft een bedrag van C 187.000 betrekking op voorbereidingskredieten voor in de
toekomst in exploitatie te nemen grondexploitaties. Doordat we hier in de tussenrapportages inzicht in geven merken we deze overschrijdingen eveneens niet als fout aan.

Een tweetal overschrijdingen had betrekking op een administratieve herschikking van grondaankopen op de balans. Deze is zodoende ook als acceptabel aan te merken. Dit betrof in totaliteit ene bedrag van € 439.000.

Verder was er sprake van een overschrijding op het krediet voor de aanleg van een toplaag van kunstgras in Serooskerke. Doordat op het krediet van de onderlaag van het kunstgras in Serooskerke sprake was van een overschot was de totale afwijking lager dan 10oZo en daarmee acceptabel. De overschrijding betrof € 102.000.

Per saldo is er netto nog sprake van foutieve overschrijdingen van in totaal € 187.000.
Voor de kredieten 'Renovatie Herrijst', 'Spraypark zwembad', 'Verbetering looproutes' en 'Vervanging PMD containers' is wel krediet beschikbaar gesteld, echter pas in 2025.

Afwijkingen met betrekking tot mutaties in reserves
We hebben de mutaties op reserves onderzocht en geconstateerd dat er 1 afwijking is ten opzichte van de geautoriseerde mutaties door de raad (€ 36.000).

Aankoop zorgunit
In een raadsmemo bent u op de hoogte gebracht van het besluit van het college tot aankoop van een zorgunit. In het collegebesluit is aangegeven dat er een bedrag uit
bestaande wmo budgetten in de reserve voor dekking afschrijvinglasten wordt gestort. Vervolgens wordt hier de komende jaren de afschrijvingslast uit gedekt. Doordat er geen mogelijkheid meer was dit via een raadsvoorstel in te brengen in 2024 is dit via een raadsmemo gecommuniceerd. De aankoop zelf heeft in 2024 uiteindelijk nog niet
plaatsgevonden. De storting in de reserve wel. Dit is strikt genomen, ondanks het informeren via de raadsmemo, buiten het mandaat van het college. Hierdoor merken we
deze mutatie als onrechtmatig aan.
In 2025 onderzoeken we of we de financiële verordening op dit punt dienen aan te passen.

Overige afwijkingen
We hebben voor de jaarrekeningcontrole een spendanalyse uitgevoerd. Hierbij wordt op crediteurniveau gecontroleerd in hoeverre de uitgaven binnen de bandbreedtes van de aanbestedingsgrenzen blijven. Wanneer de grenzen overschreden worden, is vervolgens onderzocht of de aanbestedingsregels goed zijn opgevolgd. Bij diverse crediteuren is geconstateerd dat de regels niet goed zijn toegepast en de aanbestedingsgrenzen zijn overschreden. In totaliteit betreft het een bedrag van € 715.000.

Aanbevelingen
De verbijzonderde controle zal vanaf 2024 extra controles uitvoeren op de begrotingsrechtmatigheid. Dat moet overschrijdingen van de eerste drie categorieën (A t/m C) voorkomen. Met betrekking tot de onrechtmatigheden op het gebied van de aanbestedingen kan gemeld worden dat er acties ondernomen zijn op de dossiers om onrechtmatigheden in de toekomst uit te sluiten.

Misbruik en oneigenlijk gebruik
Uitvoeringsorganisatie Orionis Walcheren heeft aangegeven dat uit interne controlewerkzaamheden een dossier gesignaleerd is waarbij onterecht gelden verstrekt zijn. Deze gelden zijn inmiddels teruggevorderd. In totaal ging het om een bedrag van € 10.800.

Aanbevelingen
De verbijzonderde controle (VIC) zal op basis van de bevindingen onderzoeken hoe er meer grip kan komen op het voorkomen van begrotingsonrechtmatigheden. Dat moet overschrijdingen van de eerste drie categorieën (A t/m C) voorkomen. Met betrekking tot de onrechtmatigheden op het gebied van de aanbestedingen kan gemeld worden dat er acties ondernomen zijn op de dossiers om onrechtmatigheden in de toekomst uit te sluiten. Daarnaast onderzoeken de VIC en het cluster inkoop hoe onrechtmatigheden eerder gesignaleerd kunnen worden ter voorkomen van daadwerkelijke fouten.