Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. In artikel 3.5 van de Woo is bepaald dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Woo. Ook is in dit artikel bepaald dat het bestuursorgaan in de jaarlijkse verantwoording (jaarrekening) verslag doet van de uitvoering van de Woo, mede in relatie tot de beleidsvoornemens.
Hieronder treft u het verslag aan van de uitvoering van de Woo vanaf 1 mei tot en met 31 december 2022.
Inleiding
De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Naast de plicht van passieve openbaarmaking van informatie (openbaarmaking naar aanleiding van een Woo-verzoek), is in de Woo ook een algemene inspanningsverplichting opgenomen om zoveel mogelijk informatie - voor zover dit zonder onevenredige inspanning of kosten
redelijkerwijs mogelijk is - actief voor iedereen openbaar te maken.
Passieve informatieplicht
De passieve informatieplicht in de Woo is op 1 mei 2022 in werking getreden. Deze informatieplicht wijkt niet zoveel af van de passieve informatieplicht die in de Wob opgenomen was. De behandeling van Woo-verzoeken vindt op dezelfde wijze plaats als de behandeling van Wob-verzoeken tot 1 mei 2022. Alleen de verdaging van de beslistermijn is teruggebracht van 4 naar 2 weken. Dit betekent dat de beslistermijn voor een Woo-verzoek maximaal 6 weken bedraagt in plaats van 8 weken.
Actieve informatieplicht
Deze informatieplicht is nieuw. De verplichting tot actieve openbaarmaking wordt gefaseerd ingevoerd (bij Koninklijk Besluit), om organisaties de tijd te geven de openbaarmaking van deze categorieën in te richten. Vooralsnog is nog geen termijn gesteld waarbinnen de actieve informatieplicht van kracht wordt. Wel is in de Woo vastgelegd dat de actieve openbaarmaking plaats gaat vinden via een door het Rijk in stand gehouden digitale infrastructuur: Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI).
De verwachting is dat in de loop van 2023 voor een beperkt aantal documenten de actieve openbaarmaking verplicht wordt. Welke dat precies zullen zijn is echter nog niet bekend. Gedacht kan worden aan de volgende vier informatiecategorieën:
- bereikbaarheidsgegevens van de gemeentelijke bestuursorganen en wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend (artikel 3.3, eerste lid, onderdeel e, van de Woo);
- vergaderstukken (incl. agenda’s) en verslagen van de raad en zijn commissies (artikel 3.3, tweede lid, onderdeel c, van de Woo);
- convenanten (artikel 3.3, tweede lid, onderdeel f, van de Woo);
- Woo-verzoeken, inclusief de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie (artikel 3.3, tweede lid, onderdeel i, van de Woo).
De documenten die bij de eerste twee informatiecategorieën horen, worden al actief openbaar gemaakt op de gemeentelijke website.
Het aantal documenten dat uiteindelijk actief openbaar gemaakt moet worden is aanzienlijk groter. De belangrijkste is wel dat de actieve openbaarmaking ook gaat gelden voor een groot aantal beschikkingen (vergunningen e.d.). Hiervoor gelden echter ook weer een aantal uitzonderingen. In de loop van 2023 zullen we vanuit het ministerie van binnenlandse zaken meer duidelijkheid krijgen over de inwerkingtreding van de actieve openbaarmakingsverplichting. Nadat we meer duidelijkheid hebben verkregen, zullen we overgaan tot het actief openbaar maken van meer documenten.
Instellen werkgroep implementatie Woo
De actieve openbaarmaking moeten wij (verder) implementeren en borgen in de organisatie. Elke afdeling krijgt namelijk in meerdere of in mindere mate te maken met het actief openbaar maken van informatie. In oktober 2022 is door het MT een ambtelijke werkgroep ingesteld die zorg moet gaan dragen voor de implementatie en borging van de Woo en dan met name voor de actieve openbaarmakingsverplichting. De volgende disciplines zijn vertegenwoordigd in de werkgroep: juridische zaken (trekker), informatievoorziening, communicatie, privacy, griffie, archief.
Wat hebben we verder in 2022 al gedaan?
Vanaf 1 mei 2022 behandelen wij verzoeken om informatie volgens de regels van de Woo en niet meer volgens de regels van de Wob. Daarnaast hebben wij op de gemeentelijke website het e-mailadres contactpersoonwoo@veere.nl geplaatst. Via dit e-mailadres kunnen vragen worden gesteld over de beschikbaarheid van publieke informatie. Hiermee voldoen wij aan de in de Woo opgenomen verplichting om één of meer contactpersonen aan te wijzen (artikel 4.7 Woo). Medewerkers van het team juridische zaken (waaronder de Woo-coördinator) beantwoorden zo snel mogelijk de vragen die via deze website worden gesteld.
Bij het openbaar maken van documenten zorgen wij ervoor dat persoonsgegevens onleesbaar worden gemaakt. Hiervoor is de applicatie DataMask aangeschaft die het anonimiseren van documenten ondersteunt. De applicatie is na een testfase beschikbaar gesteld aan de organisatie. In oktober 2022 zijn instructiesessies over het gebruik van de applicatie georganiseerd voor alle medewerkers die zich bezig houden met het anonimiseren van documenten.